Organizar um evento exige muita atenção e profissionalismo para não cometer erros de logística. Por isso, é importante ter uma equipe preparada para lidar com todos os pormenores e fazer um planejamento detalhado para cada passo da produção. Do contrário, o evento pode ter sua organização comprometida por imprevistos e improvisações.
Apesar disso, não é preciso se desesperar, pois os erros de logística podem ser evitados com algumas atitudes simples. Para ajudar, nós listamos abaixo 4 erros frequentes, dando algumas dicas de como evitá-los. Confira!
1. Não ter uma equipe para cuidar da logística
A logística é um setor fundamental para o bom andamento do seu evento e, por esse motivo, merece uma atenção especial. Sabendo disso, tenha uma equipe de profissionais dedicados somente a isso.
Ao selecionar o pessoal para essa equipe, busque profissionais capacitados para lidar com os desafios que esse setor impõe. Um critério que deve ser levado em consideração é a experiência em produções anteriores, o que dá mais credibilidade ao profissional.
2. Não fazer um planejamento prévio
Um bom planejamento é fundamental e deve ser um dos primeiros passos da produção de um evento. Sem ele, as atividades podem ficar soltas e a equipe sem direcionamento, o que gera confusões ao longo do processo de organização, culminando em falhas críticas.
Quando se trata do planejamento logístico, é importante esquematizar previamente todos os processos de montagem de equipamentos, transporte e recepção de convidados, designando as funções de cada integrante da equipe e evitando erros.
3. Não utilizar a tecnologia a seu favor
Quando envolve muitas tarefas e uma equipe numerosa, a produção corre o risco de se tornar uma grande confusão. A tecnologia pode ser uma excelente aliada nesse sentido, pois já existem vários aplicativos feitos para auxiliar na organização de eventos.
A Google Agenda, por exemplo, é uma ferramenta que permite registrar compromissos futuros e estabelecer metas. Ela ainda fica responsável por organizar seus horários, já que não permite o registro de duas obrigações para um mesmo momento. Além dessas vantagens, você também pode compartilhar suas anotações com sua equipe, o que facilita o processo de comunicação.
4. Não pensar no transporte dos convidados
Não importa qual o porte da sua produção, é sempre fundamental estar atento ao esquema de transporte de seus convidados. Vale ressaltar que esse esquema é ainda mais imprescindível quando você está lidando com pessoas de outros estados e cidades, que geralmente não conhecem o local do evento.
Nossa dica é organizar uma tabela com horários e carros disponíveis, indicando endereços dos convidados e os motoristas responsáveis pelo transporte. Seguindo esses passos, você evita falhas graves, como esquecer alguém no hotel, o que pode atrasar e comprometer a programação.
Caso esteja organizando um evento em uma cidade sem aeroporto, procure organizar um traslado regular entre o local de realização e o aeroporto ou rodoviária mais próximos, facilitando a circulação de seus convidados.
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