Praticamente todas as empresas de médio ou grande porte realizam algum tipo de evento. Ele pode ser uma simples comemoração para os funcionários ou uma ação para promover um produto. Independentemente do propósito, eventos podem ser caros e difíceis de organizar. Por isso, é sempre importante saber reduzir custos em eventos.
Claro que não é uma tarefa tão fácil. Ninguém quer sacrificar a qualidade do seu evento corporativo, especialmente quando é destinado a promover a empresa. Por isso, separamos aqui 5 dicas para cortar gastos desnecessários. Acompanhe:
1. Faça compras em conjunto
Uma lógica simples para reduzir custos em eventos é fazer pedidos grandes, que costumam vir com descontos associados. Por exemplo, no lugar de contratar um buffet, uma banda, um decorador, um fornecedor de bebidas, um técnico de luz e uma casa de festa separadamente, tente contratar a maior parte dos componentes no mesmo lugar. Frequentemente, o custo total será bem menor.
2. Encontre um local acessível
Uma das coisas que mais gera gastos para a empresa em eventos é o transporte dos colaboradores até o local. Alguns são realizados na própria empresa, mas quase sempre é necessário alugar um espaço à parte. O problema é quando esse local é muito isolado, dificultando o acesso do público. Isso obriga a companhia a contratar ônibus, vans e outros meios de transporte para garantir a presença dos convidados.
Para reduzir custos em eventos, busque um local que seja de fácil acesso para os convidados. Bairros centrais, com amplo acesso a meios de transporte e vias expressas, são as melhores opções.
3. Peça a ajuda de uma empresa especializada
Mesmo com muita pesquisa, pode ser bem difícil encontrar a melhor relação custo-benefício para o seu evento. Uma forma rápida de resolver esse problema é contratar uma empresa especializada e deixar que ela ofereça algumas opções.
Trata-se de uma das melhores formas de reduzir custos em eventos corporativos, uma vez que poupará muito tempo de planejamento (o que desvia a atenção das rotinas de trabalho). Com essa ajuda, é possível manter o ritmo e ainda obter a melhor comemoração possível pelo menor gasto.
4. Facilite a divulgação
Propaganda é outro ponto bem oneroso na maioria dos eventos. Alcançar todo o público em um tempo limitado é uma tarefa difícil. Por isso, para reduzir custos em eventos, é muito importante ter uma rede de divulgação bem estruturada. Com um grupo de parceiros que conhece seus eventos, basta enviar um e-mail para os mais influentes e eles mesmo passarão a mensagem adiante.
5. Sempre que possível, negocie
Por último, mas não menos importante, a melhor forma de evitar um gasto é negociar. Procure conseguir descontos de última hora, incluir algum bônus ou trocar benefícios. A maioria dos vendedores já tem essas opções programadas e não costuma ser difícil reduzir o custo final em mais 10% ou 15%.
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