Organizar eventos corporativos pode ser uma tarefa difícil e desgastante, mas ver o resultado de um trabalho bem feito é gratificante. Com organização e muito empenho, é possível atingir a excelência.
O sucesso de um evento começa no planejamento. Isso é amplamente repetido, mas é a mais pura realidade.
Pensando nisso, preparamos este post com 7 dicas para você se organizar na gestão de eventos. Acompanhe:
Saiba quanto e onde gastar
Todo evento possui um orçamento determinado e, conhecendo os objetivos, é possível saber onde se deve investir mais. Por exemplo, um evento de incentivo deve ter um bom investimento em palestras motivacionais.
E para não ser pego de surpresa, é fundamental respeitar o orçamento. Nesse sentido, o bom planejador deve ter criatividade para oferecer uma experiência de qualidade aos participantes.
Seja cuidadoso na escolha do local e da data do evento
Pode parecer óbvio, mas é importante observar o lugar e o dia em que ocorrerá o evento. Evite marcar algo muito próximo de datas comemorativas para garantir um bom número de participantes.
Se for um evento que será realizado durante uma viagem de incentivo, é sua tarefa obter informações anteriormente sobre o clima da região na época da viagem. Não tem graça estar em uma cidade litorânea em uma época em que chove quase todos os dias, não é mesmo?
Escolha ferramentas que funcionem para você
Se você é profissional de produção de eventos, sabe que é importante conhecer as ferramentas disponíveis no mercado para ajudá-lo na gestão. Porém, essas ferramentas devem ser adequadas à sua realidade e facilitar sua vida ao invés de complicar.
Se planilhas e e-mails são suficientes pra você, ótimo. O importante é não perder nada, manter todos os arquivos e contratos sempre à mão e enviar relatórios e autorizações para os superiores ou contratantes.
Mantenha-se em contato com os convidados
Manter uma lista com os e-mails dos convidados e assessorá-los nas questões de transporte ou hospedagem são atitudes de grande valia na hora de gerir um evento corporativo e que podem valer muitos pontos na hora da avaliação do participante. Mantenha, também, um controle de confirmação de presença e um canal de dúvidas para os convidados.
Faça um bom planejamento de logística
Manter um cronograma de montagem e desmontagem otimiza o seu tempo e o dos fornecedores. Cenografia, buffet, decoração, iluminação e todos os fornecedores devem estar alinhados de modo que um não atrapalhe o trabalho do outro e todos consigam cumprir seus prazos.
Tenha bons fornecedores
Quando se trabalha há algum tempo com eventos, você passa a ter uma lista de fornecedores favoritos, e isso é muito importante. Você não consegue gerir todos os aspectos do evento passo a passo, por isso, é sempre bom contar com colaboradores que saberão o que fazer para proporcionar uma experiência inesquecível para os convidados.
Obtenha feedback dos participantes e envolvidos
Entrar em contato com os participantes a fim de obter um retorno a respeito do evento e sanar possíveis dúvidas é fundamental. Deixe aberto um canal de comunicação, ainda que por e-mail, para comentários, dicas, sugestões e reclamações para que seus eventos sejam cada vez melhores.
Esperamos ter ajudado com essas dicas de organização de eventos corporativos. Quer ter acesso a mais conteúdos como esse em primeira mão? Curta nossa página no Facebook!
