8 dicas infalíveis sobre logística para eventos corporativos

Na hora de organizar um evento corporativo, muitos são os detalhes para que ele seja um sucesso. Por isso, a logística para eventos é fundamental, já que ela vai garantir a integração de todos os setores e o trabalho mais eficiente e preciso.

Hospedagem, locomoção até o evento, definição dos palestrantes, formas de inscrição ─ todos são itens essenciais no seu planejamento e que dependem da logística para que saiam como o esperado.

Quer saber mais sobre esse tema? Continue a leitura do texto e veja dicas importantes!

1. Planejamento

Antes de tomar qualquer ação, você deve fazer um bom planejamento ─ essencial para que sejam alinhados os objetivos esperados e também os meios de chegar até lá.

Lembre-se de que nem todos os eventos corporativos são iguais, então determine a função primordial do que você está organizando: lançar um novo produto? Agregar mais conhecimento às suas equipes? Motivar os colaboradores? Atrair novos parceiros comerciais?

2. Orçamento

Sempre tenha uma planilha atualizada com todos os dados das contratações de equipe, aluguel do local do evento, material de divulgação, transporte etc.

Converse muito bem com o setor encarregado do evento e estipule quais são os pontos mais importantes e aqueles que podem ter os custos reduzidos.

3. Definição do local do evento

Agora que você já definiu o objetivo e o público-alvo do seu evento e delimitou o orçamento, é hora de pensar no local do evento.

É importante que o ponto escolhido esteja de acordo com o tipo de evento que você está organizando, que comporte a quantidade de pessoas que espera receber e que possua os recursos necessários para o desenrolar do seu evento (como projetores, espaço suficiente para estandes e demonstrações de produtos, entre outros).

4. Local de informações

Em qualquer evento corporativo, é essencial que as pessoas tenham um local para se informar, se cadastrar e até mesmo entrar em contato com os organizadores se for necessário.

Essa base de operações pode ser tanto física quanto online, sendo que a última tem sido mais utilizada. Pode ser um hotsite ou até mesmo uma página no Facebook, desde que nela estejam presentes as informações como data e local, horário, formas de inscrição, nome dos palestrantes e formas de contato.

5. Estipule um número máximo de convidados

Por motivos de segurança (e até mesmo para que o seu evento seja aproveitado da melhor maneira possível), é preciso pensar em um número máximo de pessoas que você poderá receber e que ficarão bem acomodadas no espaço definido para o evento.

Lembre-se de incluir nesse planejamento os convidados especiais, autoridades e palestrantes. Em seguida, estipule um período de inscrições e monitore-as.

6. Defina os materiais de divulgação

Como você pretende atrair o público que deseja para o seu evento corporativo? Saber um pouco mais sobre as características dessas pessoas ajuda na hora de pensar nas melhores formas de divulgação.

Embora o meio online seja amplamente utilizado, é importante se lembrar de formas de divulgação tradicionais e que podem ser bastante eficientes, como um anúncio em uma publicação exclusiva do setor, folhetos, cartas-convite etc.

7. Pense no translado de materiais e pessoas

O que você vai precisar para que o seu evento se concretize? Tenha uma lista atualizada de todos esses itens e veja quais precisarão ser levados até o evento ─ e como isso será feito.

Além de materiais, também pode ser necessário que você transporte palestrantes ou até mesmo convidados, cuidando desde a recepção do grupo no hotel até a chegada e a saída do seu evento corporativo. Por isso, inclua esse item no seu orçamento e planeje quantos funcionários e equipes precisará mobilizar para que tudo saia como planejado.

8. Contrate uma empresa especializada

O mais indicado é sempre contar com o auxílio de uma empresa especializada, que já ela está acostumada a lidar com essas situações. Além disso, ela pode ajudá-lo a economizar e a transformar a experiência dos seus convidados, atingindo todos os objetivos propostos para o seu evento corporativo.

Ainda tem alguma dúvida sobre a logística para eventos corporativos? Deixe seu comentário!

Novas dicas para logística em eventos corporativos

Como prometido do início do texto, veja agora a extensão que preparamos para completar o planejamento do seu evento!

1. Locação de equipamentos

A locação de equipamentos é um dos aspectos que costuma causar problemas se não seguir uma logística.

No caso de terceirizar a contratação dos recursos tecnológicos, certifique-se de todos os itens contemplados pelo contrato, ou de fazer um check list minucioso caso a sua empresa tenha esses instrumentos a disposição.

Esquecer ou deixar de testar esses aparelhos podem complicar o andamento de uma palestra. Para garantir que tudo funcione, execute todos os testes necessários e tenha uma pessoa a disposição durante o evento para resolver qualquer imprevisto.

2. Processos de montagem

Falando em montagem, essa etapa é a que merece mais atenção. Esse processo é um dos mais complexos e com a maior demanda de colaboradores em uma logística de eventos.

Designe um assistente de confiança para acompanhar essa atividade ou faça isso você mesmo. Se a empresa em que você trabalha conta com uma equipe de engenharia ou manutenção, melhor ainda! Veja a possibilidade de um desses profissionais fazer o trabalho de fiscalização.

É recomendado acionar os órgãos competentes para avaliar se a estrutura está em segurança e emitir os alvarás necessários.

3. Condições de tempo

Pense em todos os cenários climáticos possíveis após a montagem e durante a realização do evento.

Um vendaval pode prejudicar a estrutura antes mesmo do início, a chuva pode prejudicar com o estilo glamouroso de um acontecimento a céu aberto, ou ainda, o calor pode espantar os convidados. Nesse contexto, não hesite em optar por um reforço, locação de climatizadores, algumas unidades a mais de ar-condicionado ou tendas, capas e guarda-chuvas.

4. Adote técnicas para identificar riscos

Adotar métodos para identificar riscos também é fundamental para organizar um evento de sucesso.

Experimente a técnica “What If” (na tradução livre: “e se”) para antecipar soluções de possíveis adversidades. Não entendeu? Vamos usar como exemplo o tópico acima, em que falamos sobre as condições de tempo: E se chover no dia?

Esse tipo de questionamento ajuda a prever situações desfavoráveis e elaborar ações preventivas.

Não esqueça de fazer um check list

Após seguir todas essas dicas, você estará bem preparado para qualquer problema que possa ocorrer.

Para ter ainda mais segurança, que tal fazer um check list para confirmar se realmente está tudo em ordem? A planilha deve ser muito bem organizada, separada por setores e adotando as etapas: antes, durante e depois.

Além de auxiliar a visualizar o evento como um todo, você pode disponibilizar o contato de cada assistente escolhido para dar apoio a cada setor, identificando o cargo dentro da empresa ou o nome da terceirizada. Dessa forma, a sua comissão poderá entrar em contato com agilidade e segurança caso for necessário.

Uma reunião final para a conferência e assinatura desse documento garante que o seu evento esteja protegido, permitindo que você receba os convidados com mais tranquilidade.

Os erros mais comuns na logística de eventos corporativos

A ausência de objetivos e público-alvo, o não cumprimento das etapas estipuladas no planejamento, uma equipe enxuta ou desalinhada, a falta de comunicação e investimentos costumam ser os erros mais comuns na logística de eventos corporativos.

Na hora de investir, seja qual for a dimensão do evento, a escolha errada na hora de otimizar os custos podem causar um impacto negativo para a imagem da empresa.

Percebeu como adotar uma logística de eventos corporativos é fundamental para que a empresa conquiste bons resultados e construa a imagem da sua marca cada vez mais positiva!

Não cometa nenhum deslize! Leia nosso artigo e descubra os 4 erros de logística que comprometem o andamento de um evento.