8 erros e como evitá-los na organização de eventos corporativos

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8 erros e como evitá-los na organização de eventos corporativos
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A organização de eventos é uma ótima forma de colocar em prática os conhecimentos em gestão. Absolutamente tudo deve ser planejado com um escopo detalhado, prazos e dependências entre tarefas.

Existem boas práticas nos eventos corporativos que são fundamentais para garantir os resultados esperados. Listamos 8 erros clássicos que você deve evitar em seu evento e, assim, garantir elogios dos diretores da sua empresa. Confira!

#1 Não definir o objetivo do evento corporativo

Parece óbvio, mas esse erro é mais comum do que se imagina. Claro que o gestor de marketing inicia a organização de um evento listando os objetivos, mas ao longo da organização o projeto pode sofrer tantas alterações que sua real função se torna um mistério.

Sabe aquele evento multifuncional que se tornou apenas uma grande confraternização? Pois é, estamos falando dele! Para que isso não ocorra, reforce mentalmente a missão desse projeto em todas as fases: antes, durante e depois do evento.

#2 Não inovar

Inovação deve ser algo contínuo quando falamos de eventos corporativos. Se o seu evento costuma ser igual todos os anos, com a mesma programação, estrutura e atrações, é sinal que algo está errado.

A criatividade é uma aliada e deve ser exercitada, mas não se esqueça de que todas as ideias devem estar de acordo com os objetivos do projeto. Suponhamos que a empresa “X” definiu, baseada no objetivo de motivar a equipe de vendas, as seguintes inovações:

  • Divisão do auditório em times esportivos;
  • Cada time tem uma camisa diferente;
  • Um grande sorteio vai acontecer até o fim do dia;
  • Ativações, ações de live marketing e gincanas.

Essas ações são menos comuns do que palestras e coffee breaks, por exemplo.

#3 Inovar demais

Inovar pode ser a salvação do evento, mas cuidado! A fase criativa deve ter dia e hora para terminar. Ela faz parte do planejamento do projeto. Após essa definição, todos os esforços devem estar voltados para a organização e contratação de fornecedores capazes de realizar essas ações.

#4 Deixar o erro aparecer para o público

Existem várias percepções de um evento. Sem dúvidas, a principal é a do público. Sempre acontecerão erros, mas eles devem ser percebidos apenas pelo organizador, e não pelo público. Seja ágil em contornar problemas.

#5 Não gerir o evento como projeto

Independente do porte, todo evento é um projeto e precisa ser gerenciado como tal. Alguns são tão simples, que seus responsáveis sequer incluem as atividades em um checklist, o que é um erro grave e aumenta muito as chances de que algo não saia como o esperado.

Utilize gerenciadores de projetos, planilhas e outras ferramentas. As chances de sucesso serão mais altas.

#6 Não definir métricas

Quando não definimos métricas, os objetivos tornam-se imensuráveis. Formulários de avaliação são fundamentais, mas existem outras formas de medir o resultado. Se o objetivo é motivar a equipe, que tal comparar uma pesquisa de clima antes e depois do evento?

#7 Não se comunicar corretamente com o público

Estamos numa época onde o consumidor é o foco central do marketing, e não o contrário. Estar nas redes sociais não é sinônimo de comunicação assertiva.

Estude seu público e defina que canais utilizar para ter uma comunicação eficiente. Não adianta criar campanhas no Instagram se o seu público usa apenas WhatsApp e SMS.

#8 Fazer tudo sozinho

Deixamos para o final um dos erros mais recorrentes na organização de eventos. Querer fazer tudo sozinho é muito comum, pois o organizador tem a falsa impressão que está fazendo tudo mais rápido.

Delegue atividades específicas e cobre resultados.

 

E então, gostou do tema? Você já cometeu algum desses erros? Deixe seu comentário e compartilhe conosco sua experiência!

 

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