A importância da gestão de tempo para o seu trabalho

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A importância da gestão de tempo para o seu trabalho

Dentre o conjunto de qualidades desejáveis em todo profissional, em especial em cargos de gestão — com muitas atribuições, responsabilidades e subordinados para supervisionar —, a capacidade de administrar adequadamente o tempo disponível para trabalho é uma das mais importantes.

Organizando melhor a agenda e a realização das tarefas, é possível estabelecer prioridades, aumentar a produtividade e o rendimento no trabalho e também encontrar meios de incentivar e estimular toda a equipe, para elevar os resultados das empresas em geral. No post de hoje, vamos falar da importância dessa capacidade. Confira!

A importância e o impacto da gestão de tempo

Uma boa gestão de tempo ajuda o gestor a ser muito mais produtivo. Além disso, sem a sensação de estar afogado em trabalho, ele poderá motivar mais a equipe e estimular o desempenho do grupo. Isso porque, com um dia mais organizado, ele pode planejar melhor e pensar em programas de incentivo, além de conseguir estar mais próximo e presente na rotina dos colaboradores, entendendo suas dificuldades e ajudando a resolvê-las.

Mais tempo também ajuda a ter espaço para pensar em novas soluções, pesquisar novos produtos e mercados, ser criativo, antecipar atividades, aproveitar insights, realizar cursos e focar melhor nos negócios.

Com o tempo organizado, os gestores também conseguem administrar melhor a pressão e as metas. Com isso, diminuem a sensação de pressão e mantêm as tarefas em dia, o que evita muitas horas extras e permite mais tempo para descanso.

Veja a seguir algumas dicas para melhor gestão de tempo em seu trabalho:

1. Faça um planejamento estratégico

O planejamento estratégico pode ser muito útil para que o tempo seja mais bem gerenciado. Isso acontece porque ao seguir à risca aquilo que foi planejado, as atividades serão feitas de forma mais organizada e sem atrasos, evitando assim o retrabalho, por exemplo.

2. Separe as tarefas por grau de prioridade

Estabeleça graus de relevância entre urgentes, importantes e não urgentes. Um gestor que organiza bem seu tempo consegue ser mais produtivo nas questões do dia a dia que requerem sua atenção e pode tomar decisões com mais calma. Assim, consegue pensar mais estrategicamente, tendo mais tempo para analisar e planejar ações. Isso também evita a perda de prazos, que pode acarretar em prejuízos financeiros, insatisfação de clientes e perda de oportunidades de negócio.

3. Evite a procrastinação

Pode ser tentador deixar tarefas difíceis ou monótonas para depois. Porém, o resultado desse hábito é o acúmulo de demandas e uma agenda caótica. Por isso, evite protelar a realização das tarefas. Se surgir algo desafiador, aja com proatividade e resolva a questão o quanto antes.

4. Saiba delegar tarefas e dividir trabalhos da forma correta

É importante organizar as equipes e engajar os colaboradores. Divida corretamente as funções, responsabilidades e atribuições, de maneira a não se sobrecarregar e a ajudar o time em sua própria gestão de tempo. Assim, todo o setor será mais produtivo e trabalhará em sincronia, com os mesmos objetivos.

5. Organize seu ambiente de trabalho

Uma mesa desorganizada pode ser obstáculo para a produtividade e fazer com que você não consiga desenrolar rapidamente as atividades. Se seus arquivos e seu espaço de trabalho estiverem desorganizados, você vai perder tempo procurando papéis e itens essenciais ao trabalho e, assim, não vai conseguir as informações de que precisa e vai demorar mais para responder demandas e finalizar tarefas.

6. Veja a tecnologia como aliada

Nos dias de hoje, existem uma infinidade de softwares de gestão e até mesmo aplicativos para smartphones e tablets que podem ser utilizados para otimizar a realização de tarefas mais burocráticas. Portanto, a tecnologia deve ser sua aliada para tornar a gestão do tempo mais eficaz, pois uma tarefa que demoraria muito para ser feita no papel pode ser finalizada em poucos minutos quando automatizada.

7. Tenha uma agenda organizada

Pode parecer básico, mas muitas pessoas pecam ao não manterem uma agenda organizada. Por isso, você deve sempre ter o cuidado para não marcar muitos compromissos no mesmo dia e nem agendar duas reuniões no mesmo horário, por exemplo. O uso de uma agenda online pode ser bastante eficaz para suprir essas necessidades.

8. Terceirize tarefas

Determinadas tarefas da empresa não precisam ser realizadas internamente. Dessa forma, uma empresa especializada assume a responsabilidade do setor para o qual foi contratada e você se preocupa apenas com aquilo que a sua empresa realmente deve fazer e que precisa ser controlado de perto.

9. Seja breve em reuniões ou ao falar ao telefone

É preciso ter em mente que as reuniões ou chamadas telefônicas precisam ser breves e objetivas. Ficar falando de assuntos aleatórios ou que podem ser discutidos em outra ocasião, só vai fazer com o tempo seja perdido e outras atividades fiquem atrasadas.

10. Diminua o número de reuniões

E por falar em reuniões, outra dica interessante é diminuí-las, pois muitos assuntos que são debatidos em uma reunião podem facilmente ser resolvidos em uma simples troca de e-mails. Deixe as reuniões apenas para discutir assuntos realmente relevantes e que exijam um encontro presencial.

11. Mantenha as equipes sincronizadas

Monte cronogramas, divida objetivos em metas e depois reparta-os com a equipe, reunindo-a de tempos em tempos para acompanhar o andamento dos projetos e resolver possíveis entraves.

Assim, será possível afastar distrações e encontrar maneiras de aumentar a produtividade e a colaboração entre os times, evitando que trabalhos atrasados comprometam o andamento de outros membros da equipe. Por exemplo, se um colaborador estiver com o trabalho em dia, mas depender da atuação de um colega que está atrasado, de nada terá adiantado sua boa gestão de tempo.

Calcule o tempo que cada trabalho leva para ser realizado e quais pontos podem ser otimizados. Para isso, faça também um levantamento constante de opiniões com a equipe para identificar os principais gargalos de tempo, com redes sociais, celular ou conversas fora de hora, e tome as devidas providências para garantir maior qualidade nos serviços.

E você, sabe como fazer uma boa gestão de tempo no trabalho? Quais são as maiores dificuldades que encontra nesse processo? Compartilhe sua opinião conosco pelos comentários. Você também pode curtir nossa página no Facebook e ficar sempre por dentro de nossas dicas e novidades.