A Copa do Mundo da FIFA™, na Rússia, foi uma excelente oportunidade para as empresas reconhecerem o trabalho realizado por revendedores, distribuidores, parceiros, fornecedores, colaboradores, franqueados e demais agentes que fazem o negócio acontecer no dia a dia.

Na Top Service, aqueles que fizeram parte do projeto Torcida Brasil compartilharam experiências significativas. Aproximadamente dois mil convidados, de mais de 40 empresas, conheceram os pontos turísticos, aproveitaram a gastronomia local e, é claro, assistiram aos jogos do maior evento esportivo do planeta.

Para que você descubra um pouco mais sobre experiências de incentivo, abordamos os principais pontos desse case de sucesso. Confira!

Planejamento do turismo de incentivo na Copa do Mundo

A Copa do Mundo é um prêmio de incentivo por excelência. Nada se compara a assistir aos jogos, imergir na cultura local, aproveitar uma gastronomia diferenciada, visitar os principais pontos turísticos e torcer, in loco, pelo seu país — tudo ao mesmo tempo!

Para entregar essa experiência, é preciso planejar com muita cautela.

Visitas técnicas

A organização de um projeto como o Torcida Brasil começa cerca de dois anos antes do evento. Na Rússia, as visitas técnicas tiveram várias etapas e um planejamento intenso, a fim de oferecer experiências relevantes e suprir a logística necessária.

Inicialmente, foram realizados levantamentos de hotéis, fornecedores, passeios e restaurantes. O foco foi colocado em Moscou e São Petersburgo, as cidades mais famosas do país, mas também foi necessário ir a outras localidades para entender a estrutura.

Criação de planos

Outro ponto importante foi a seleção e contextualização das diversas partes da viagem, a criação de diferentes planos — premium, ouro, prata etc. Assim, as empresas puderam encontrar o nível de recompensa compatível com suas necessidades.

Para tanto, nas visitas técnicas foram selecionados hotéis e restaurantes, considerando cardápios, exclusividade, serviços, custos e demais características relevantes para a proposta.

Além disso, no caso dos passeios, foi preciso uma pré-seleção para montagem de um roteiro com o perfil dos brasileiros convidados para a viagem. Por exemplo, o tour pelo Museu Hermitage, que normalmente seria feito em quatro horas, foi alterado para duas, com a seleção das obras mais importantes, para não cansar o público.

Logística do evento

A logística da Copa do Mundo requer experiência, respeito a cronogramas e processos bem estruturados. Para se ter uma ideia, na Copa da Alemanha levamos mais de 6.500 passageiros e 140 grupos de incentivo. Logo, tudo precisa funcionar como uma orquestra.

Ingressos

Um de nossos diferenciais são as parcerias com os organizadores dos eventos. Assim, como trabalhamos com ingressos hospitality, não houve qualquer dificuldade em obter os bilhetes.

O sorteio — que para muitas agências poderia colocar o projeto em risco — é para o público regular. Então, não se aplicou nesse caso, pois se tratava de clientes corporativos com ingressos diferenciados.

Operadores locais

Na Copa do Mundo da FIFA Rússia 2018™, optamos por fornecedores internacionais. Isso porque a escolha do operador local de logística — chamado de DMC (Destination Management Company) — é determinante para o sucesso do empreendimento.

Ao colocar o foco em empresas globais, temos a garantia tanto da entrega e de que as respostas serão mais rápidas para as necessidades que surgirem, além da expertise.

Hospedagem

A orientação foi seguida também para outras partes da logística. Ao escolher as redes de hotéis, por exemplo, demos preferência aos estabelecimentos de cadeias internacionais. Afinal, o know-how no atendimento de turistas estrangeiros seria fundamental.

Transporte

Já o transporte exigiu todo conhecimento e experiência da nossa equipe, devido ao volume de pessoas no evento e ao nível de exigência quanto à pontualidade. Os ônibus não poderiam faltar ou se atrasar.

Por isso, além de visitar garagens e conhecer as empresas durante a visita técnica, contamos com coordenadores de transporte que já fazem parte do nosso time há muitos anos — logo, com expertise para atuar em grandes eventos, como a Copa do Mundo da FIFA Rússia 2018™.

Experiências vividas durante o evento

Para atender à demanda das empresas participantes, a viagem para a Rússia compreendeu, basicamente, duas opções de roteiro.

No primeiro, os convidados ficaram sediados três noites em São Petersburgo e três em Moscou, tendo acesso a diversos benefícios:

  • um city tour em cada cidade com os principais pontos turísticos;
  • um passeio extra em cada cidade, normalmente em locais de referência, como o tour pelo metrô em Moscou e o passeio pelo Hermitage ou Palácio Peterhof em São Petersburgo;
  • meia-pensão com cardápio variado nos melhores restaurantes das duas cidades, indo de comidas típicas à culinária contemporânea;
  • jantar diferenciado de boas-vindas e de encerramento;
  • ingressos e traslados para os jogos nos dias de mudança de cidade;
  • transfer de trem de uma cidade para outra e transporte da bagagem em caminhão porque o compartimento da bagagem do trem é limitado.

Por sua vez, o segundo roteiro foi uma opção mais econômica, na qual os convidados ficaram sediados em Moscou nos cinco dias e receberam todo o suporte necessário para se deslocar para os jogos.

Experiências e ativações

Durante as viagens de incentivo, programamos situações que servirão, ao mesmo tempo, para satisfazer aos convidados e fortalecer o vínculo com a empresa.

Partidas do maior evento de futebol do mundo

Os jogos em si já são uma experiência, principalmente para os convidados que recebem nossos ingressos hospitality. Afinal, eles dão direito a camarote com refeição, open bar e show no intervalo, além das melhores vistas do estádio.

Momentos especiais

Há sempre a programação de momentos especiais e surpresas agradáveis. Por exemplo, no check-in do hotel, realizamos um welcome drink com a cerimônia do pão e do sal e uma apresentação musical de boas-vindas com roupas típicas. Tudo para criar um clima especial.

Experiências exclusivas

Como a Copa do Mundo está além da questão esportiva, o planejamento também incluiu experiências culturais. Entre elas, temos os seguintes exemplos:

A ideia dessas atividades exclusivas é intensificar o residual da viagem.

Conforme análise de Luis Abrahão, diretor da Top Service:

A viagem de incentivo permanece na memória do premiado por cerca de 10 anos, enquanto premiação em produtos tem um recall de quatro anos e, em dinheiro, apenas um.

O retorno ao dia a dia

feedback dos convidados foi muito positivo sobre o período na Rússia. Além das experiências individuais significativas, os grupos terminaram o evento muito mais coesos.

A boa notícia é que há uma série de outras oportunidades para que os parceiros da sua empresa também possam contar com experiências significativas.

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