A recepção de um evento corporativo vai muito além de registros e trâmites burocráticos. Ela representa uma prévia se o planejamento deu certo, se os sistemas foram bem escolhidos, se o atendimento está humanizado e se os participantes estão motivados.
Para evitar transtornos logo na primeira impressão — o que possivelmente definiria a percepção do convidado sobre o restante do evento —, existem boas práticas que devem ser seguidas. Continue acompanhando e confira!
1. Invista em tecnologia que funciona
Existem muitas ferramentas de credenciamento e empresas especializadas. Algumas são intuitivas e não precisam de técnicos especializados no local do evento. O Sympla, por exemplo, é uma plataforma que gera automaticamente um documento com um código que pode ser lido através de um smartphone da recepção do evento corporativo. Em segundos, o participante faz o check-in!
2. Planeje a recepção com base na experiência do usuário
Cada participante possui necessidades específicas. O VIP necessita de atendimento diferenciado. Os palestrantes precisam de agilidade para preparar as apresentações. Quando o objetivo é motivar as vendas e engajar a equipe, todos se tornam VIPs e ações diferenciadas e criativas devem ser pensadas para cada fase do evento. Este item merece atenção redobrada!
3. Seja criativo para motivar a equipe de vendas
A força de vendas é fundamental em qualquer tipo de empresa. Se o evento foi criado com esse propósito, o vendedor se torna a peça central. Especificamente na recepção, é possível criar várias ações para que esse colaborador se sinta parte da empresa e tenha orgulho antes mesmo do início da programação:
- Sorteio de viagens;
- Brindes personalizados;
- Homenagens em vídeo;
- Vídeos humanizados;
- Slideshows;
- Fotos do cotidiano da equipe;
- Colaboradores em destaque;
- Informativos com resultados atingidos;
- Storytelling contando o histórico da empresa;
- Animadores, humoristas ou atores;
- Outras ações de endomarketing.
4. Transforme possíveis adversidades em momentos inesquecíveis
É comum que em algum momento a recepção fique temporariamente sobrecarregada, mas esse não é um motivo para dificuldades. Planeje lounges e espaços agradáveis para que os participantes se sintam acolhidos. Sirva água, café, finger foods e espumantes, por exemplo. Transforme a espera em um momento inesquecível e, talvez, até mais barato do que o investimento em uma megaestrutura e em um staff de recepção que provavelmente ficaria ocioso.
5. Invista em treinamento para os recepcionistas
Contratar um exército de fornecedores e recepcionistas não é sinônimo de atendimento qualificado e humanizado. Defina um coordenador de recepção e recursos humanos. Todos os colaboradores devem falar a mesma língua, e a recepção deve ser a personificação do evento, com respostas afiadas, pulso firme e proatividade, sem perder o cuidado, a simpatia e o acolhimento. Afinal, uma das piores sensações que existe é a de ser mal recebido fora de casa.
A recepção de um evento corporativo funciona como uma grande central gestora e precisa ser planejada com muito cuidado e atenção. Sempre existem muitos detalhes a serem conferidos, mas os cinco pontos listados acima servem de guia para elaborar os checklists do evento e evitar erros graves de organização.
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