Eventos empresariais: 9 dicas para um planejamento de sucesso

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Eventos empresariais: 9 dicas para um planejamento de sucesso
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Os eventos empresariais representam uma estratégia de marketing que objetiva promover a empresa, tanto interna quanto externamente, dependendo do objetivo. No entanto, esse marketing só funciona, de fato, com o sucesso da cerimônia.

Organizar eventos de alto nível não é tarefa fácil, afinal, são muitos os detalhes que devem ser pensados e levados em consideração. Confira abaixo algumas dicas para fazer com que seus eventos empresariais sejam um sucesso!

1. Defina o orçamento

Qualquer projeto deve ter um orçamento bem definido, e dentro do universo de eventos não sé diferente. Saber o quanto poderá ser gasto é o primeiro passo para começar, assim não se corre o risco de gastar mais do que deveria em determinados serviços que não são essenciais.

2. Saiba qual é o objetivo do evento

Saber exatamente o objetivo do evento é fundamental para que se possa definir toda a estrutura e funcionamento. Os objetivos podem ser os mais diversos: lançar um produto, fazer networking, motivar colaboradores, oferecer treinamento, atrair novos clientes. É a partir daqui que se começa a desenhar o evento.

3. Selecione os convidados e fornecedores

Definido o objetivo, vamos à lista de convidados que, em tese, será definida basicamente junto com o objetivo, por exemplo: no caso de treinamentos, os convidados serão os colaboradores. Já se o objetivo é fazer networking, os convidados serão diretores de empresas que possam agregar valor.

A escolha de bons fornecedores também é essencial para o sucesso do evento. Sendo assim, procure fornecedores idôneos, com experiência no mercado e boas referências.

4. Tenha toda a documentação organizada

É importante ter toda a documentação do evento: autorizações, comprovantes de pagamentos e contratos dos fornecedores. Não se esqueça de revisar os contratos antes de assinar e verificar se todos os itens estão de acordo com as necessidades do evento.

5. Preocupe-se com o conforto dos convidados

Como já foi dito, os eventos têm por objetivo promover a empresa interna e externamente, e essa promoção está diretamente ligada à experiência que os convidados terão. Aqui, deve-se pensar na questão do transporte, hospedagem e até atrações para o entretenimento durante o evento.

6. Invista em segurança

Atentar para a segurança patrimonial e das pessoas envolvidas no evento é fundamental e, para isso, deve ser feita uma análise de riscos prévia e ter uma equipe especializada e treinada no dia do evento.

7. Preze pela imagem da empresa

É importante alinhar a imagem e cultura organizacional com o evento. Uma empresa que prega a sustentabilidade, por exemplo, deve se preocupar com esse fato durante o evento e minimizar o impacto ambiental.

8. Faça um checklist para a montagem do evento

Ter um checklist de todos os itens que deverão ser montados no dia do evento facilita o acompanhamento e contar com uma assessoria responsável por acompanhar essa etapa pode ser essencial. É necessário que todos os fornecedores estejam, de fato, comprometidos com o sucesso do seu evento.

9. Finalize com excelência

Não se pode deixar de lado a excelência no pós-evento. Nessa etapa, deve-se fazer todos os relatórios, anexar notas fiscais, fazer o detalhamento dos gastos e passar ao superior. Dar feedback aos fornecedores e entregar fotos e certificados aos participantes, por exemplo, garante uma experiência completa a todos os envolvidos.

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