Os eventos empresariais representam uma estratégia de marketing que objetiva promover a empresa, tanto interna quanto externamente, dependendo do objetivo. No entanto, esse marketing só funciona, de fato, com o sucesso da cerimônia.
Organizar eventos de alto nível não é tarefa fácil, afinal, são muitos os detalhes que devem ser pensados e levados em consideração. Confira abaixo algumas dicas para fazer com que seus eventos empresariais sejam um sucesso!
1. Defina o orçamento
Qualquer projeto deve ter um orçamento bem definido, e dentro do universo de eventos não sé diferente. Saber o quanto poderá ser gasto é o primeiro passo para começar, assim não se corre o risco de gastar mais do que deveria em determinados serviços que não são essenciais.
2. Saiba qual é o objetivo do evento
Saber exatamente o objetivo do evento é fundamental para que se possa definir toda a estrutura e funcionamento. Os objetivos podem ser os mais diversos: lançar um produto, fazer networking, motivar colaboradores, oferecer treinamento, atrair novos clientes. É a partir daqui que se começa a desenhar o evento.
3. Selecione os convidados e fornecedores
Definido o objetivo, vamos à lista de convidados que, em tese, será definida basicamente junto com o objetivo, por exemplo: no caso de treinamentos, os convidados serão os colaboradores. Já se o objetivo é fazer networking, os convidados serão diretores de empresas que possam agregar valor.
A escolha de bons fornecedores também é essencial para o sucesso do evento. Sendo assim, procure fornecedores idôneos, com experiência no mercado e boas referências.
4. Tenha toda a documentação organizada
É importante ter toda a documentação do evento: autorizações, comprovantes de pagamentos e contratos dos fornecedores. Não se esqueça de revisar os contratos antes de assinar e verificar se todos os itens estão de acordo com as necessidades do evento.
5. Preocupe-se com o conforto dos convidados
Como já foi dito, os eventos têm por objetivo promover a empresa interna e externamente, e essa promoção está diretamente ligada à experiência que os convidados terão. Aqui, deve-se pensar na questão do transporte, hospedagem e até atrações para o entretenimento durante o evento.
6. Invista em segurança
Atentar para a segurança patrimonial e das pessoas envolvidas no evento é fundamental e, para isso, deve ser feita uma análise de riscos prévia e ter uma equipe especializada e treinada no dia do evento.
7. Preze pela imagem da empresa
É importante alinhar a imagem e cultura organizacional com o evento. Uma empresa que prega a sustentabilidade, por exemplo, deve se preocupar com esse fato durante o evento e minimizar o impacto ambiental.
8. Faça um checklist para a montagem do evento
Ter um checklist de todos os itens que deverão ser montados no dia do evento facilita o acompanhamento e contar com uma assessoria responsável por acompanhar essa etapa pode ser essencial. É necessário que todos os fornecedores estejam, de fato, comprometidos com o sucesso do seu evento.
9. Finalize com excelência
Não se pode deixar de lado a excelência no pós-evento. Nessa etapa, deve-se fazer todos os relatórios, anexar notas fiscais, fazer o detalhamento dos gastos e passar ao superior. Dar feedback aos fornecedores e entregar fotos e certificados aos participantes, por exemplo, garante uma experiência completa a todos os envolvidos.
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