A gestão de viagens é uma ferramenta que auxilia empresas na difícil tarefa de balancear gastos e o bem-estar de seus colaboradores quando eles não estão em seus escritórios. Com esse método, é possível rastrear e controlar gastos, fortalecer políticas corporativas, negociar descontos e até mesmo alimentar uma base de dados com informações específicas. Tudo muito valioso, especialmente em tempos de crise.
Aprenda neste passo a passo algumas dicas para desenvolver e aprimorar a gestão de viagens em sua empresa!
1. Concentre as decisões
Esse é talvez o passo mais importante da sua jornada. Concentre todas as reservas em apenas uma ou duas empresas especializadas em viagens ou gestão de viagens.
Além de ser uma ótima tática para economizar tempo, maximizar orçamentos e controlar gastos, essa escolha ainda oferece uma viagem mais segura e mais produtiva por meio de uma integração em todos os processos.
2. Estabeleça as regras
É importante estabelecer regras e que todas sejam claras. São elas que vão guiar seus colaboradores antes, durante e depois das viagens.
As regras não podem ser abusivas, pois isso atrapalha o rendimento e o clima organizacional. Exigir, por exemplo, que um colaborador espere 8 horas em uma conexão é algo que gera tanto desgaste que não vale a economia. Acima de tudo, seja justo.
3. Esclareça o que é obrigatório e o que é optativo
Depois de estabelecer as regras, é hora de separar as questões obrigatórias das optativas. Quando as regras ficam abertas para a interpretação, alguns seguem à risca e outros adaptam de acordo com a realidade.
Isso pode gerar mal-entendidos e até mesmo brigas internas entre quem se viu em desvantagem. Por isso, certifique-se de que todos estão na mesma página.
As regras foram criadas para que o clima organizacional continue bom, inclusive em situações em que os colaboradores deixam o ambiente de trabalho.
4. Centralize os gastos
Dica boa: companhias de cartões de crédito oferecem programas especiais para uso corporativo que, uma vez reunidos, podem garantir enormes vantagens em curto, médio e longo prazo.
Se todos os seus parceiros de negócios usarem o mesmo tipo de cartão, as informações geradas em viagens voltarão para a empresa, que então poderá analisar os dados e tomar decisões mais acertadas.
5. Preste atenção nos custos invisíveis
Gastos considerados pequenos demais são chamados de invisíveis e, em longo prazo, podem fazer uma enorme diferença nos negócios.
Um bom exemplo é o uso do celular. Em vez de comprar um chip em cada país, ou até mesmo dentro do Brasil (já que algumas operadoras não cobrem todo o território nacional), uma boa ideia é optar pela comunicação apenas online. O Skype e os diversos aplicativos de mensagens funcionam com um simples sinal Wi-Fi que pode ser encontrado de graça em alguns estabelecimentos.
6. Faça avaliações periódicas
Realizar avaliações para entender erros e acertos é essencial em qualquer empresa. Reuniões trimestrais são um bom começo, caso a prática ainda não seja comum à sua companhia.
Dê o feedback para os colaboradores, peça a opinião deles e monte o planejamento para a próxima temporada. Uma boa gestão vai sempre buscar o melhoramento contínuo frente às mudanças e oportunidades do mercado.
7. Amplifique o alcance da gestão de viagens
Uma boa gestão é capaz de alcançar todos os aspectos envolvidos nas viagens, desde o aluguel de carro, passagens, ônibus, eventos, até o estacionamento. Quanto melhor for a gestão da sua empresa, mais parcerias serão feitas e mais economia será gerada.
Agora que percorremos juntos os 7 passos da gestão de viagens eficiente, você poderá apertar os cintos e economizar. Mas antes, curta a nossa página no Facebook e fique por dentro das novidades!
