Você está organizando um evento da sua empresa e, claro, quer que absolutamente tudo saia perfeito. O sucesso de um evento corporativo depende de muitos fatores, como cronograma, espaço físico adequado, interação entre os participantes, contratação de bons fornecedores, entre muitos outros.
Boa parte dessa organização dependerá do número e perfil dos convidados. Esses aspectos deverão ser levados em conta, por exemplo, ao escolher o local do evento e definir o orçamento.
Se você tem dúvidas sobre como montar uma lista de convidados para o seu evento corporativo, preparamos 4 dicas que facilitarão essa tarefa, contribuindo para o sucesso do momento! Continue acompanhando e confira!
1. Entenda o objetivo do evento
O primeiro passo para saber quem deverá ou não entrar na lista é definir o objetivo do evento. Se for um treinamento, por exemplo, considere os setores que estão diretamente relacionados ao tema e que irão, de fato, se beneficiar dessa capacitação.
Caso a intenção seja comemorar o alcance de metas, deverão ser incluídos os departamentos e membros que participaram e contribuíram para que essas metas fossem atingidas.
Pode-se, ainda, convidar somente colaboradores que tenham posição tática ou estratégica em suas equipes e que conseguirão, posteriormente, repassar os aprendizados aos colegas e subordinados de forma satisfatória.
2. Defina o orçamento
Depois de colocar em perspectiva os potenciais convidados e antes de partir, de fato, para a organização do evento, o passo mais importante é saber exatamente qual a verba disponível.
Os buffets, por exemplo, costumam cobrar por pessoa, o que influencia diretamente na lista de convidados, caso almoço, jantar ou coquetel faça parte da programação. De acordo com o orçamento, será possível definir também se os convidados principais poderão levar acompanhantes.
Outra dica é buscar patrocínio, tendo a possibilidade, ainda, de iniciar novas parcerias com empresas que possam beneficiar e serem beneficiadas com essa troca.
3. Verifique os locais disponíveis
Antes de fechar a lista de convidados, é indispensável checar locais com disponibilidade na data do evento e que tenham uma localização favorável, estejam dentro do orçamento e acomodem confortavelmente e com segurança o número de convidados preestabelecido.
A infraestrutura precisa comportar as atividades a serem desenvolvidas no evento. Haverá palestras? Dinâmicas? Coffee break? Tudo isso deverá ser levado em consideração.
Pense que os convidados não deverão ficar amontoados. Por outro lado, também não é interessante que fique sobrando muito espaço, dando a impressão de que o evento está vazio.
4. Peça confirmação de presença da lista de convidados
Uma forma de prevenir imprevistos no dia do evento — como faltar ou sobrar comida — é pedir confirmação de presença, estabelecendo uma data limite para que os convidados façam essa confirmação.
Dessa forma, é possível também criar uma lista de espera e convidar outros colaboradores no caso de alguns da primeira lista não poderem comparecer — o que quase sempre acontece.
Como vimos, uma lista de convidados bem elaborada pode fazer toda a diferença para o sucesso de um evento corporativo. É a partir dela que todas as outras decisões deverão ser tomadas.
E então, com essas dicas ficou mais fácil montar a lista de convidados do seu evento corporativo? Tire também suas dúvidas sobre viagens de incentivo!
