O orçamento de eventos é uma das fases mais delicadas de todo o planejamento. A tarefa de definir valores não é mesmo fácil e requer pesquisas, avaliações e escolhas.
Esse é o momento em que teremos que fazer adaptações e concessões e, literalmente, calcular nossas ações. Tudo isso sem nos esquecermos dos objetivos a serem alcançados, das nossas responsabilidades e da expectativa que os outros têm sobre o evento.
Por isso, queremos ajudá-lo nessa difícil missão e selecionamos algumas dicas de como definir valores para seus eventos corporativos. Confira!
Pesquise, pesquise e pesquise
Nunca se canse de pesquisar. A tarefa pode não ser das mais agradáveis, mas é fundamental que você tenha material para avaliar os fornecedores e definir quais oferecem o melhor custo-benefício.
Não raro, percebemos que empresas disponibilizam os mesmos serviços com alguns diferenciais que podem impactar seu orçamento final. Por exemplo: alguns buffets incluem em seu orçamento as mesas e cadeiras, outros não, então você terá esse gasto “extra”.
Avalie suas prioridades e veja quais são as reais vantagens de cada serviço.
Defina, de uma vez por todas, o número de convidados
Todas as contratações que você fizer certamente vão se basear no número de convidados. Não dá para fazer estimativas com alta margem de erro nesse caso. Se você contrata serviços esperando 200 pessoas e apenas 100 comparecem, você teve um prejuízo de 50% do seu investimento.
Nesse caso, cabe lembrar a importância da confirmação de presença. É preciso ter certeza de quantas pessoas vão e quantas não vão, para que você não tenha que arcar com custos dispensáveis.
Priorize os serviços certos no orçamento de eventos
Cada evento tem as suas particularidades e, com isso, suas prioridades. No entanto, alguns serviços são condições básicas para que ele ocorra. Local, alimentação e equipamentos de audiovisual, por exemplo, costumam ser prioritários.
Basta pensar em tudo o que é fundamental ou não para que o evento aconteça. Exemplo disso é a decoração e o entretenimento, que, ainda que sejam importantes, são prescindíveis.
Preveja gastos extras e tenha uma margem
Nada pior do que fazer qualquer coisa na corda bamba, não é mesmo? Para um evento corporativo, a situação ainda fica mais delicada. Então, evite trabalhar com um orçamento muito justo, pois imprevistos podem surgir. Do valor final estimado, procure ter uma margem de 10 a 15%.
Além da margem, tenha um caixa para gastos extras. Pense em tudo que poderia dar errado, o famoso “e se”: e se chover e precisarmos contratar tendas para a área externa? E se o chefe resolver convidar mais vinte clientes de última hora? E se a bebida acabar antes da metade do evento?
Sabemos que é difícil ter garantia para todas essas possibilidades, mas, realmente, isso seria o mais seguro para o andamento do evento.
Peça ajuda
Às vezes nos esquecemos disso, mas a verdade é que não podemos abraçar o mundo. Temos nossas outras responsabilidades e a organização de um evento pode ser bem complicada em certos casos. Definir um orçamento prévio requer experiência anterior, do contrário, a estimativa pode não ser confiável.
Se tem alguém na empresa que já organizou eventos antes, não se acanhe em pedir ajuda. Algumas dicas, por mais simples que pareçam, podem fazer toda a diferença no processo. Além disso, não se esqueça de que existem empresas especializadas que poderão ajudá-lo, indicando os fornecedores com melhor custo-benefício e cuidando de toda a organização.
Tudo parece tranquilo na organização de eventos até tocarmos no dinheiro (literalmente!). A maioria das empresas dispõe de orçamentos de eventos baixos, e quem organiza tem que operar verdadeiros milagres para fazer tudo o que precisa. Por isso, é fundamental pesquisar, priorizar e prever adversidades. Se tiver ajuda para toda essa missão, melhor ainda!
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