O bom planejamento é a base para o sucesso, não é mesmo? E não seria diferente quando pensamos em eventos corporativos, afinal, eles acontecem para alcançar determinado objetivo. Sendo assim, é preciso trabalhar para que cada detalhe atenda às expectativas dos envolvidos. E alguns erros comuns na organização de eventos corporativos podem e devem ser evitados. Confira.
1. Não predefinir o orçamento
O orçamento talvez seja o item de primeira importância para o sucesso do evento. É preciso prever todos os gastos e definir uma margem a mais para eventuais despesas extras. Além disso, todos os custos devem ser registrados para controle e análise futura.
Deixar de definir o quanto será investido é um erro fatal que pode comprometer todo o evento. E também pode levar a um outro erro comum envolvendo a falta de orçamento: a necessidade de economizar com itens essenciais e acabar contratando serviços/produtos que não garantem a mesma qualidade.
2. Pouca divulgação
A divulgação também é uma tarefa difícil que merece atenção. Em eventos corporativos, a lista de convidados deve ser bem avaliada e não pode deixar faltar pessoas que fazem parte do objetivo do evento.
Para isso, não basta contar com convites práticos e automatizados, que embora sejam ferramentas funcionais, podem deixar alguma falha ou tornar o convite muito genérico. Essa tarefa vai exigir um pouco de trabalho manual, como um telefonema ou uma visita, especialmente aos convidados indispensáveis.
3. Não pedir feedback aos participantes
Outro erro bem comum de quem organiza eventos é não pedir ou não analisar as opiniões dos envolvidos sobre o resultado do evento. Um visão externa é sempre bem relevante, mais ainda nesse caso, já que o curso, congresso ou workshop têm como objetivo prestigiar os convidados e atender às expectativas deles.
A coleta de informações pode ser feita de maneira anônima por meio de formulários entregues no final do evento, avaliando diversos itens como a organização, metodologia, estrutura, serviços etc. Com esses dados, é possível não só saber o resultado do evento atual mas também se preparar melhor para eventos futuros.
4. Falha no cronograma
Planejar o cronograma é fundamental para cumprir com eficácia as tarefas e atividades. Sem uma programação predefinida, o evento acaba não cumprindo seus objetivos e frustra a expectativa dos participantes. Na hora de planejar as atividades do evento, como a entrega de brindes, por exemplo, é preciso estabelecer prazos razoáveis que possam ser atendidos mesmo na ocorrência de imprevistos.
5. Não se preparar para imprevistos
Por mais criterioso que seja o planejamento, não é possível se livrar dos imprevistos. Sendo assim, a única saída é se preparar para resolvê-los caso aconteçam. Conte com sua equipe e mantenha a calma para solucionar o impasse da melhor maneira possível, sem que o evento fique comprometido.
A organização de eventos corporativos é um tema que reflete diretamente no reconhecimento da empresa e no fortalecimento de parcerias e negócios. Daí a relevância do assunto. Então, clique aqui para conhecer outros erros comuns e saber como evitá-los no seu próximo evento.
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