Eventos são uma importante ferramenta de fomento de negócios para as empresas. Por isso mesmo devem ser cuidadosamente planejados, para que a organização obtenha um bom retorno sobre o valor investido. Mas você sabe como fazer um planejamento estratégico de eventos?
Muito além do trabalho operacional de cuidar da decoração, do local e da seleção da equipe responsável, você precisa cuidar estrategicamente do seu evento, antes, durante e após a realização dele. É uma atividade que envolve um grande conhecimento sobre o direcionamento da organização e das ferramentas disponíveis para fazer do seu evento um sucesso.
Qual é o objetivo do evento?
Um erro muito comum na organização de eventos é começar a pensá-lo de trás para frente. Ou seja, muitos gestores costumam se preocupar primeiro em contratar buffet, estabelecer o local, planejar a decoração sem antes saber qual é o objetivo do evento.
Essa definição é fundamental para que você inicie o planejamento estratégico. Montar uma convenção é diferente de fazer uma festa de final de ano, por exemplo. São objetivos completamente distintos.
A partir da resposta sobre o objetivo do seu evento, você pode começar a planejá-lo estrategicamente, definindo a lista de convidados, a abordagem a cada um deles, o local da realização, as atrações, os palestrantes etc.
Qual é o orçamento planejado?
A definição do orçamento final é muito importante para o planejamento estratégico. Com os valores disponíveis em mãos você consegue definir as dimensões do seu evento e saberá o quanto ele poderá ser efetivo para a organização.
Neste ponto, é importante lembrar que profissionais da área de comunicação estão acostumados a trabalharem com recursos escassos. E isso não muda na hora de fazer o evento. Os gestores da empresa sempre encontrarão uma maneira de diminuir os gastos e, por isso, você vai precisar de muita criatividade para trabalhar.
Tenha uma planilha financeira muito bem organizada para que você possa mostrar aos seus líderes o quanto custa cada item que eles solicitarem. Dessa forma, você demonstra o custo do evento de uma forma bastante transparente e valoriza o seu trabalho de busca por soluções criativas e inovadoras.
Como será feita a divulgação do evento?
A dimensão do evento definirá a forma de divulgação que você adotará para ele. Se for algo mais discreto, a comunicação pode se limitar aos próprios convidados. Mas se for um evento que envolverá muitas pessoas, será necessário pensar de que forma os canais de comunicação poderão auxiliá-lo.
Neste caso, o ideal é repassar a demanda para a área responsável pela comunicação organizacional, que definirá a estratégia juntamente com você.
O que é o pós-evento?
Ao contrário do que possa parecer, um evento estratégico não termina com o encerramento das atividades da sua realização. O pós-evento é muito importante para fixar os objetivos traçados e gerar os resultados pretendidos.
No seu planejamento estratégico, é preciso constar as ações que serão realizadas após o evento terminar. Podem ser produzidos informativos com a cobertura do que ocorreu, comunicações periódicas com os convidados e até reuniões pré-agendadas para discussão dos principais assuntos debatidos.
Se for uma festa, por exemplo, você pode programar formas de distribuição da cobertura fotográfica e trabalhar a repercussão nas redes sociais e nos canais de comunicação interna.
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