Recepção de eventos: 7 passos para deixar os convidados à vontade

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Recepção de eventos: 7 passos para deixar os convidados à vontade
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O ditado popular “a primeira impressão é a que fica” pode até ser um clichê, mas não deixa de ser verdadeiro. Uma boa recepção de eventos consegue encantar os convidados desde a chegada até os últimos momentos da festa.

Para um bom acolhimento, alguns passos devem ser seguidos, de modo que todos se sintam à vontade para o acontecimento. Por isso, listamos 7 dicas para ajudá-lo a promover uma excelente experiência na recepção de seus eventos. Confira!

1. Envie o convite com todas as informações necessárias

O primeiro passo para deixar seus convidados confortáveis para o evento é enviar um convite com as informações fundamentais.

Na correria dos preparativos, podemos esquecer de incluir dados essenciais, como traje sugerido ou telefone para confirmação de presença.

Convites sem informações podem deixar seus convidados inseguros e, até mesmo, fazê-los repensar a ida ao evento.

2. Disponibilize um serviço de vallet

Procurar uma vaga para estacionar o carro é bastante estressante, e os momentos iniciais do convidado no evento podem se tornar desastrosos.

Disponibilizar um serviço de vallet possibilita que os participantes desembarquem próximos à porta de entrada do local e proporciona tranquilidade, uma vez que passa a pessoas capacitadas a responsabilidade de encontrar uma vaga para o carro.

Mais conforto, impossível!

3. Ofereça um welcome drink na recepção de eventos

Chegar ao local do evento e ser recepcionado por uma taça de espumante causará uma excelente impressão aos participantes. É uma forma sutil de dar as boas-vindas e agradecer pela presença.

Vale apostar também nas águas saborizadas que, além de refrescantes, causam um belo efeito na decoração.

4. Tenha uma equipe de segurança

Não podemos negar que a falta de segurança é um dos grandes problemas enfrentados no país atualmente. Por essa razão, seus convidados se sentirão mais sossegados durante a recepção se perceberem que o evento está cercado por seguranças.

Tanto na área externa, quanto interna, é importante contar com esse tipo de serviço para evitar ações de violência, roubos e furtos, por exemplo.

5. Treine seus colaboradores

Os recepcionistas são as primeiras pessoas com as quais os visitantes têm contato e devem ser muito bem treinados. Simpatia, boa educação e domínio das informações são fundamentais para esses profissionais.

Os outros colaboradores também devem ser bem capacitados em recepção de eventos. Todos devem ser agradáveis e saber lidar com o público: do barman ao segurança, uma vez que seus convidados vão interagir com boa parte desses profissionais.

É importante também que estejam todos vestidos de forma adequada e sejam proativos para o bom desenrolar da festa.

6. Tenha uma lista de convidados funcional

Praticamente todos os eventos contam com uma lista para que sejam checados os nomes quando as pessoas chegam ao local. No entanto, devemos nos preocupar em torná-la funcional.

Seja em papel ou dispositivo eletrônico, a consulta pelos nomes e o credenciamento das pessoas devem ser feitos de forma ágil e eficaz. A demora pode causar desconforto aos convidados, dando a impressão de que eles não foram incluídos na celebração.

7. Previna problemas e crie soluções

Essa dica vale para todos os eventos e em cada uma de suas etapas. Devemos nos preocupar em ter um plano alternativo para qualquer imprevisto que possa ocorrer do início ao fim do evento.

Eventualidades quase sempre acontecem na organização de eventos, então é preciso estar preparado. Ausência de algum colaborador, falha no sistema de credenciamento ou uma taça quebrada no chão são problemas corriqueiros e que precisam ser resolvidos rapidamente.

Eventos corporativos necessitam de cuidados. Tudo deve ser organizado de maneira a atender e surpreender os convidados de forma positiva. Portanto, a recepção de eventos é fundamental nesse processo. A ideia é que o momento seja agradável e encante a todos participantes!

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