Organizar um evento é algo trabalhoso e que exige muito planejamento. Anotações, pesquisas e muita análise ajudam a garantir que você tenha mais acertos do que falhas e imprevistos.
Tratando-se de um evento empresarial, então, é preciso ter ainda mais cuidado! Afinal, o sucesso ou fracasso refletirá na satisfação de seus convidados e, consequentemente, na imagem da empresa.
Por isso, preparamos este artigo para ajudar você a elaborar uma convenção empresarial de sucesso. Continue a leitura e confira dicas úteis:
Planeje cada detalhe
O planejamento do seu evento empresarial é fundamental para que ele fique dentro das expectativas. Portanto, faça o planejamento estratégico do eventocom muita atenção.
Comece com uma lista de convidados confirmados ou trace uma estimativa bem estudada sobre quantas pessoas comparecerão, aproximadamente, à convenção.
Somente a partir daí será possível escolher um local. Depois, converse com os fornecedores sobre o catering.
Procure também fazer um levantamento de cada possível falha que possa ocorrer no evento e trace um plano para corrigi-las, caso ocorram.
Escolha um local adequado
A escolha do local é um detalhe de extrema importância na hora de organizar uma convenção empresarial.
Primeiramente, é preciso que o lugar comporte bem os convidados. É preciso ter em mente que comportar bem os convidados não se trata apenas de espaço, mas é também uma questão de segurança.
É muito importante que o local ofereça saídas de emergência e que a localidade seja segura e de fácil acesso para os convidados.
Por isso, cheque o índice de criminalidade no local nos últimos meses, analise as rotas para saber é de fácil acesso — se as ruas são pavimentadas e têm bom fluxo de transporte — e avalie a segurança junto com uma equipe especializada.
Faça uma boa divulgação da sua convenção
Quer que as pessoas se interessem e compareçam em peso à convenção empresarial que você está planejando com tanto cuidado e dedicação? Então , faça uma boa divulgação do evento e informe logo de início o que aqueles que comparecerem têm a ganhar, seja em premiação ou mesmo novos conhecimentos.
Invista em divulgação, utilize os métodos que estiverem à sua disposição: flyers, anúncios e, principalmente, redes sociais. Dê todas as informações úteis quanto for possível: endereço, como chegar, o que acontecerá (palestras, por exemplo) etc.
Tenha uma boa delimitação do tema do evento
Não basta apenas sair por aí anunciando que você está promovendo uma convenção empresarial. É preciso ter uma boa delimitação do tema do evento.
Isso deixará muito mais claro o objetivo dessa convenção e chamará a atenção do público, evitando que algumas pessoas acabem se frustrando ao comparecer ao evento e ver que não era o que esperavam.
Crie equilíbrio entre o lazer e o trabalho durante o evento
Uma convenção empresarial obviamente se trata de trabalho e deve ter muito profissionalismo envolvido. Entretanto, as pessoas não são obrigadas a comparecer, elas irão se realmente se interessarem.
Por isso, é muito importante que o evento, por mais que se trate de algo empresarial, ofereça algum lazer para os convidados. Isso tornará o evento todo muito mais agradável e deixará sua empresa com uma imagem melhor!
Conte com a ajuda de uma empresa especializada
Organizar uma convenção empresarial pode ser bem trabalhoso e é de suma importância que tudo saia bem no final, não é verdade? Por isso, que tal contar com a ajuda de uma empresa especializada na produção desse tipo de evento?
Assim, você pode ter mais tempo para se preocupar com os detalhes mais importantes e deixar a parte complexa para quem já tem experiência nisso!
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